Privacy beleid Stichting Uitwisseling
In dit privacy beleid leggen we uit hoe we uw persoonlijke informatie verzamelen en gebruiken. Dit privacy beleid geldt voor al uw persoonlijke informatie die we verwerken als u onze applicatie gebruikt of anderzijds met ons in contact treedt.
1. Wie zijn wij
Stichting Uitwisseling is een zelfstandige non-profit organisatie die tot doel heeft te bemiddelen bij het vinden van een stageplaats in de groene sector voor Nederlandse jongeren die naar het buitenland gaan en voor buitenlandse jongeren die in Nederland willen stagelopen. Daarbij organiseren wij studiereizen. Ons bestuur wordt gevormd door het College van Bestuur van het Clusius College.
2. De soorten persoonsgegevens die wij verwerken
2.1 Van een stagiair
2.1.1 Algemeen
a. Naam, paspoortnummer en overige identiteitsgegevens
b. Uw contactgegevens
c. Informatie over opleiding en werkervaring
d. Informatie over uw reis en verzekering
e. Onze communicatie met u
f. Informatie die u met ons wilt delen
2.1.2 Bijzondere persoonsgegevens
Bepaalde categorieën persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken, zoals gegevens over uw gezondheid en geloof worden gezien als bijzondere categorieën van persoonsgegevens.
2.1.3 Strafrechtelijke persoonsgegevens.
Bepaalde categorieën persoonsgegevens die we verzamelen, zoals een VOG en een antecedentenverklaring worden gezien als strafrechtelijke persoonsgegevens. Wij delen deze gegevens van een buitenlandse stagiair alleen met de Immigratie en Naturalisatiedienst voor het aanvragen van een MVV. Deze gegevens van een Nederlandse stagiair worden alleen gedeeld met de Canadese overheid voor het verkrijgen van een werkvergunning.
2.2 Van een Nederlands stagebedrijf
2.2.1 Algemeen
a. Naam
b. Uw contactgegevens
c. Bedrijfsgegevens
d. Informatie over uw voorkeuren m.b.t een stagiair
e. Onze communicatie met u
f. Informatie die u met ons wilt delen
3. Hoe verzamelen wij uw gegevens?
3.1 Stichting Uitwisseling krijgt haar gegevens over een Nederlandse stagiair via het online aanmeldingssysteem, per aanmeldingsformulier van de stagiair zelf of via de onderwijsinstelling. De stagiair kan deze gegevens vervolgens inzien en wijzigen.
3.2 Stichting Uitwisseling ontvangt haar gegevens over een buitenlandse stagiair via het online aanmeldsysteem, per aanmeldingsformulier van de stagiair zelf of via de partnerorganisatie. De stagiair kan deze gegevens vervolgens inzien en wijzigen.
3.3 Stichting Uitwisseling ontvangt de gegevens van een Nederlands stagebedrijf op dit moment via een aanmeldingsformulier per post of per mail en zet deze gegevens in het systeem. In de toekomst zal hiervoor een module ontwikkeld worden waarmee het stagebedrijf deze gegevens dan zelf kan invoeren, inzien, beheren en wijzigen.
3.4 Stichting Uitwisseling ontvangt de gegevens van externe huisvesting op dit moment via een aanmeldingsformulier per post of per mail en zet deze gegevens in het systeem. In de toekomst zal hiervoor een module ontwikkeld worden waarmee de externe huisvesting of het gastgezin deze gegevens dan zelf kan invoeren, inzien, beheren en wijzigen.
4. De doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken
De voornaamste doeleinden waarvoor wij uw gegevens gebruiken zijn voor het verschaffen van informatie, bemiddelen van een stageplaats voor zowel een Nederlandse als een buitenlandse stagiair en het verzorgen van het bijbehorende papierwerk zoals een contract, werkvergunning en visum.
4.1 Gegevens Nederlandse stagiair
De gegevens van de Nederlandse stagiair worden o.a. gebruikt voor het versturen van informatie over ons programma, het versturen van een nieuwsbrief, het informeren van een buitenlandse partnerorganisatie over een mogelijke kandidaat, het aanvragen van werkvisa.
4.2 Gegevens buitenlandse stagiair
De gegevens van de buitenlandse stagiair worden o.a. gebruikt voor het versturen van informatie over ons programma, het versturen van een nieuwbrief, het versturen van uitnodigingen voor onze bijeenkomsten, het zoeken en vinden van een geschikte stageplaats, het opstellen van een contract, het aanvragen van een visum en/of werkvergunning en het versturen van uitnodigingsbrieven om een visum aan te vragen.
4.3 Gegevens Nederlands stagebedrijf
De gegevens van het Nederlandse stagebedrijf worden o.a. gebruikt voor het versturen van informatie over ons programma, het versturen van een nieuwbrief, het versturen van uitnodigingen voor onze bijeenkomsten, het zoeken en vinden van een geschikte stagiair, het opstellen van een contract, het aanvragen van een visum en/of werkvergunning en het versturen van uitnodigingsbrieven om een visum aan te vragen.
4.4 Gegevens externe huisvesting
De gegevens van externe huisvesting, zoals een studentenhuis of gastgezin, worden gebruikt om huisvesting te organiseren voor een stagiair indien een stagebedrijf zelf geen huisvesting heeft.
5. Toegang geven of delen van gegevens met derden
Uw gegevens worden niet gedeeld met derden voor commerciële doeleinden.
5.1 Gegevens Nederlandse stagiair
5.1.1 De gegevens van de Nederlandse stagiair worden gedeeld met de buitenlandse partnerorganisatie die behulpzaam is bij het vinden van een stageplaats en het aanvragen van de benodigde vergunningen. Deze buitenlandse partnerorganisatie kan uw gegevens delen met een mogelijke stagebieder.
5.1.2 Strafrechtelijke gegevens worden alleen opgevraagd en gedeeld met overheidsinstantie indien dit noodzakelijk is voor het verkrijgen van een visum.
5.2 Gegevens buitenlandse stagiair.
5.2.1 Enkele algemene- en bijzondere gegevens (alleen m.b.t. geloofsovertuiging) worden gedeeld met mogelijke stagebedrijven en indien nodig met externe huisvesting . De gegevens die gedeeld worden hebben betrekking op de stagiair zoals voornaam, leeftijd, opleiding, werkervaring, doel van de stage en zijn niet herleidbaar tot een persoon. Wel dient een mogelijk stagebedrijf genoeg informatie te ontvangen om zich een beeld te vormen over een stagiair. Stagebedrijven wordt gevraagd deze informatie alleen voor deze doeleinden te gebruiken en vervolgens te vernietigen. Pas wanneer een contract opgesteld wordt, zullen ook contactgegevens, zoals adres en telefoonnummer, gedeeld worden. Gezondheidsgegevens worden alleen mondeling gedeeld met een stagebieder die serieuze interesse heeft om een stageplaats aan te bieden.
5.2.2 Algemene gegevens en identiteitsgegevens zoals een BSNummer, bankgegevens, paspoortnummer en een kopie paspoort worden alleen gebruikt voor het aanvragen van een werkvergunning/ en of visum, het aanvragen van een basiszorgverzekering en het aanvragen van zorgtoeslag.
5.2.3 Strafrechtelijke gegevens, zoals de antecenten verklaring, worden alleen opgevraagd en gedeeld als deze onderdeel uitmaken van de benodigde documenten voor het verkrijgen van een visum en alleen gedeeld met de Immigratie- en Naturalisatiedienst.
5.2.4 Algemene gegevens van de buitenlandse stagiair (zoals naam, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, nationaliteit, allergieën) worden gedeeld met ons contactpersoon van de vrijwilligersorganisatie die de Midpoint bijeenkomst organiseert.
5.2.5 Algemene gegevens van de buitenlandse stagiair (zoals naam, nationaliteit, woonplaats in Nederland, e-mail adres) worden gedeeld met andere stagiairs en met leden van de contactcommissie.
5.3 Gegevens Nederlands stagebedrijf
5.3.1 Enkele algemene bedrijfsgegevens worden door Stichting Uitwisseling gedeeld met partners en op de website geplaats wanneer er een stageplaats beschikbaar is. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot een bedrijf.
5.3.2 Algemene bedrijfsgegevens en contactgegevens worden gebruikt voor het opstellen van een contract en het maken van plaatsingsgegevens en gedeeld met zowel de buitenlandse partnerorganisatie als de buitenlandse stagiair. Ook worden deze gegevens gebruikt voor het aanvragen van een werkvergunning en/ of visa en dientengevolge gedeeld met het UWV en/of de IND.
5.3.3 Contactgegevens van het bedrijf worden gedeeld met extern gastgezin of eigenaar van externe huisvesting indien dit op verzoek van het stagebedrijf georganiseerd is.
5.3.4 Contactgegevens van het bedrijf worden gedeeld met de contactcommissie van Stichting Uitwisseling.
5.4 Gegevens externe huisvesting
De gegevens van externe huisvesting worden gedeeld met zowel het stagebedrijf en de stagiair alsmede de partner organisatie indien het stagebedrijf externe huisvesting nodig heeft. Deze gegevens worden ook opgenomen in de aanvraag voor een werkvergunning en/ of visum en zullen dan ook gedeeld worden met de IND en het UWV.
6. Beveiliging en bewaring
6.1 Stichting Uitwisseling maakt gebruik van het netwerk en alle faciliteiten van het Clusius College. Het Clusius College neemt de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
6.2 De website en het online systeem staan onder beheer bij Orangewise. Orangewise neemt de benodigde technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.
6.3 Alleen medewerkers van Stichting Uitwisseling hebben toegang tot uw gegevens en zullen conform de voorschriften van de AVG zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan. Wij zijn een kleine organisatie en wanneer wij bij alle gegevens kunnen, kunnen wij snel inspringen op situaties en vragen. Medewerkers van Clusius College kunnen niet bij uw gegevens.
6.4 Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden die in dit privacy beleid beschreven zijn of voor zover dat nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving om geschillen op te lossen. E-mail correspondentie omtrent stagiairs en het bemiddelen van stageplaatsen wordt na twee jaar vernietigd.
6.4.1 De gegevens van een Nederlandse stagiair worden digitaal zowel als in papier bewaard voor een periode van twee jaar.
6.4.2 De gegevens van de buitenlandse stagiair worden digitaal bewaard voor een periode van vijf jaar, gelijk aan de verplichte bewaartermijn van de IND. Papieren dossiers worden na twee jaar vernietigd.
6.4.3 De gegevens van een Nederlands stagebedrijf worden op verzoek uit het systeem gehaald als eventuele lopende zaken zijn afgerond.
6.4.4 De gegevens van externe huisvesting of een gastgezin worden op verzoek uit het systeem gehaald als eventuele lopende zaken zijn afgerond
7. Internationale overdracht van gegevens
7.1 Stichting Uitwisseling kan de gegevens van de Nederlandse stagiair doorgeven aan een buitenlandse partner. Dit gebeurt in het kader van het organiseren van de stage. De wetgeving in andere landen kan verschillen van de wetgeving in Nederland. Met elke organisatie hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten waarin aangegeven staat op welke wijze met uw gegevens om gegaan dient te worden.
7.2 Wij kunnen ook verplicht worden om de gegevens van de Nederlandse stagiair door te geven aan de buitenlandse overheids- of regeringsinstantie voor het verkrijgen van een visum.
7.3 De algemene bedrijfsgegevens van een Nederlands stagebedrijf worden alleen aan een partnerorganisatie doorgegeven als er een stageplaats beschikbaar is. De specifieke gegevens van een Nederlands stagebedrijf worden alleen doorgegeven aan een buitenlandse stagiair of partnerorganisatie als deze stagiair van deze organisatie daar ook daadwerkelijk geplaatst is en stage gaat lopen.
8. Uw rechten
8.1 Recht op inzage
Indien u niet zelf bij uw gegevens kunt, kunt u ons vragen om inzage in uw persoonsgegevens in de vorm van een kopie. Wanneer u inzage wenst, kunnen wij u extra informatie geven zoals het doel van de gegevensverwerking.
8.2 Recht op rectificatie
U heeft het recht uw gegevens te rectificeren indien deze onvolledig en/of fouten bevatten. Op verzoek corrigeren we onjuiste persoons- of bedrijfsgegevens en vullen we onvolledige gegevens aan.
8.3 Recht op gegevens wissen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit houdt in dat uw gegevens worden verwijderd door ons. Het wissen van uw persoonsgegevens kan alleen als uw persoonlijke gegevens niet langer nodig zijn voor de aanvankelijke doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt en de verplichte wettelijke bewaartijd verlopen is. Vanwege de wijze waarop bepaalde diensten zijn ingericht kan het enige tijd duren voordat back-ups zijn gewist.
9. Incidentenmanagement
Ieder incident zal gemeld worden aan de persoon die het betreft inclusief alle relevante informatie over de aard van het incident, de (mogelijk) getroffen persoonsgegevens, de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van het incident en de maatregelen die getroffen zijn of zullen worden om het incident op te lossen dan wel de schade zoveel mogelijk en op korte termijn te beperken.
10. Hoe wordt dit privacy beleid bijgehouden.
Dit privacy beleid is ingegaan op 01-10-2018. Dit privacy beleid wordt voortdurend herzien. Wij informeren u over eventuele wijzigingen voordat deze in werking treden.
11. Vragen en klachten
Wanneer u vragen of klachten heeft over ons privacy beleid, dan kunt u zich schriftelijk of via het email adres info@uitwisseling.nl wenden tot de directeur.