Vacature assistent programma medewerker

Vacature Stichting Uitwisseling en Studiereizen voor het Platteland (SUSP) 2022

SUSP is een kleine, non-profit organisatie die sinds 1949 stages organiseert voor inkomende en uitgaande studenten in Nederland respectievelijk het buitenland in de land- en tuinbouw. Zij draagt hiermee bij aan internationalisering binnen het onderwijs. Dit alles wordt georganiseerd in samenwerking met een wereldwijd netwerk van partnerorganisaties in ruim 40 landen. Daarnaast wordt er incidenteel een studiereis georganiseerd, is SUSP de administrator van het wereldwijde netwerk en wordt er gewerkt binnen internationale projecten (in opdracht van en zelfstandig) als projectleider c.q. project partner. SUSP is een zelfstandig onderdeel van het Clusius College (vanaf augustus gefuseerd met het ROC Kop van Noord Holland onder de nieuwe naam Vonk), en hanteert eigen AAV (Algemene Arbeids Voorwaarden).

In verband met het vertrek van een van onze medewerkers komt er per z.s.m. een parttime functie (0,4 tot 0,8 FTE) voor een assistent programma coördinator beschikbaar Locatie: Alkmaar, gevestigd binnen het Clusius College Functieomschrijving: SUSP organiseert jaarlijks een stage voor ruim 100 buitenlandse studenten of afgestudeerden in Nederland en voor een soortgelijk aantal studenten of afgestudeerden in het buitenland. Hier komt veel (papier) werk bij kijken zodat elke stagiair over de juiste documenten en verzekeringen beschikt als hij/zij aan de stage begint. Je zult (administratieve) ondersteuning bieden aan de programma werkzaamheden voor de inkomende en uitgaande stages.

Jouw taken:
Klanten informeren over ons programma
Vragen beantwoorden zowel telefonisch als per e-mail
Contacten met (internationale) stagiairs, (internationale) partners en stagebedrijven
Organiseren en houden van bijeenkomsten voor stagiaires
Invoeren van data
Maken van dossiers
Controleren van betalingen
Ontbrekende documenten opvragen voor zowel in- als uitgaande deelnemers
Tewerkstellingsvergunningen en visa aanvragen
Aankomstpakket samenstellen voor de buitenlandse deelnemers en de Nederlandse stagebieders
Aankomst- en vertrekdata opvragen
Organiseren van stageplaatsen
Regelen van huisvesting
Stageprogramma’s schrijven
Contracten opstellen
Stagiairs aan- en afmelden bij de zorgverzekering
Aanvragen zorgtoeslag voor stagiairs
Uitgaande post verzorgen
Certificaten maken
Archiveren, ook digitaal
Standaard e-mails verzenden
Nieuwsbrieven voor stagebedrijven en stagiaires opstellen en versturen
Acquisitie nieuwe stagebedrijven

Functie eisen:
Ervaring met werken / stagelopen in het buitenland
Zeer goede kennis in woord en geschrift van de Nederlandse en de Engelse taal
Accuraat en zelfstandig kunnen werken
Snel kunnen schakelen en overzicht kunnen houden
Flexibel qua persoonlijkheid en ten aanzien van werkuren / dagen (meer dagen in drukke periodes c.q. andere dagen i.v.m. bijeenkomsten)
Kennis alle programma’s van Microsoft Office
Goede kennis van Social Media
Een pro actieve werkhouding
Een afgeronde HBO opleiding
Goed kunnen communiceren & adviseren
Zich makkelijk begeven in verschillende omgevingen
Een open houding ten aanzien van andere culturen
Bij voorkeur beschikbaar zijn op maandag en donderdag
Bij voorkeur affiniteit / kennis van de land- en tuinbouw
Bij voorkeur woonachtig in een straal van max. 15 km om Alkmaar
Bij voorkeur in bezit van een auto
Bij voorkeur in bezit van up-to-date WFT basis diploma


Wat bieden wij:
Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Voor de salarissen volgen wij de CAO welzijn. De functie wordt ingeschaald in schaal 5, afhankelijk van opleiding en ervaring en staat open voor 0,4 - 0,8 FTE. De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort zeker tot de mogelijkheden. Vragen: Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met mw. M. Mens, directeur, op telefoonnummer 06-23363203 of via email naar m.mens@clusius.nl. Je kunt hiervoor op woensdag en donderdag tussen 14.00 en 16.00 uur bellen. Je kunt haar ook een SMS of WhatsApp bericht sturen, dan word je teruggebeld. Solliciteren Ben je geïnteresseerd in deze functie? Stuur dan je sollicitatiebrief met CV naar Mw. M. Mens.

Solliciteren kan tot en met 30 juni 2022 per mail naar het volgende adres: m.mens@clusius.nl Op 6 juli worden de eerste sollicitatie gesprekken gehouden met een aantal geselecteerde kandidaten. Acquisitie n.a.v. dit bericht wordt niet op prijs gesteld